Zasady obowiązujące mediatora Trialoge

§ 1. Postanowienia wstępne

1. Niniejsze Reguły określają prawa i obowiązki uczestników postępowania mediacyjnego, rodzaje postępowań mediacyjnych, ich przebieg od wszczęcia do zakończenia oraz zasady dotyczące opłat i wydatków.
2. Postępowanie mediacyjne może być prowadzone w całości lub w części przy użyciu środków komunikacji na odległość, w szczególności wideokonferencji, rozmowy telefonicznej lub poczty elektronicznej.
3. Strony mediacji mogą zgodnie ustalić odmienne zasady prowadzenia mediacji niż określone w niniejszych Regułach, pod warunkiem potwierdzenia tych ustaleń co najmniej drogą e-mailową mediatorowi prowadzącemu.

§ 2. Rodzaje postępowań mediacyjnych

1. Stroną mediacji może być osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna posiadająca zdolność sądową oraz organ administracji publicznej.
2. Mediacja może być prowadzona: na podstawie postanowienia sądu powszechnego, jako mediacja umowna, lub na podstawie skierowania instytucji współpracującej z mediatorem.

§ 3. Zasady prowadzenia postępowania mediacyjnego

1. Strony oraz mediator zobowiązani są do współpracy w dobrej wierze oraz wzajemnego szacunku.
2. Mediacja może obejmować posiedzenia wspólne z udziałem wszystkich stron oraz posiedzenia indywidualne z udziałem jednej strony.
3. Mediacja może być prowadzona stacjonarnie, online, telefonicznie lub w formie mieszanej. Strony mogą zgłosić się do wybranego mediatora lub do wszystkich mediatorów Trialoge łącznie.

§ 4. Wszczęcie mediacji

1. Mediację wszczyna się na wniosek co najmniej jednej strony.
2. Strona może zgłosić się telefonicznie lub e-mailowo do wybranego mediatora lub wszystkich mediatorów.
3. Zgłaszając sprawę, strona przekazuje mediatorowi informacje dotyczące: istnienia lub braku umowy mediacyjnej oraz ewentualnego wyboru mediatora, oznaczenia stron i ich pełnomocników (imię, nazwisko, telefon, e-mail), wartości przedmiotu sporu i krótkiego opisu sprawy oraz ewentualnego wskazania jednego mediatora lub mediatora wiodącego.
4. Strona zgłaszająca sprawę uiszcza opłatę wstępną w gotówce lub przelewem. Opłata ta jest bezzwrotna i niezależna od zgody drugiej strony na mediację. Brak opłaty uniemożliwia rozpoczęcie mediacji.
5. Mediator wystawia fakturę pro forma odpowiadającą opłacie rejestracyjnej. Po wpłynięciu środków na rachunek bankowy mediator kontaktuje się z pozostałymi stronami.
6. Mediator może odmówić prowadzenia mediacji po zapoznaniu się ze sprawą. Informuje strony o sugerowanej formie mediacji (jeden lub więcej mediatorów; stacjonarnie, online lub w formie hybrydowej).
7. W przypadku mediacji sądowej stosuje się odpowiednie przepisy prawa, w tym Kodeksu postępowania cywilnego, Kodeksu cywilnego oraz Kodeksu postępowania administracyjnego.
8. W przypadku mediacji ze skierowania instytucji stosuje się regulaminy obowiązujące w tych instytucjach.
9. Mediator nie ponosi odpowiedzialności za wynik mediacji, treść ugody ani sposób jej realizacji. Odpowiedzialność ponoszą wyłącznie strony.
10. Strona uiszczająca opłatę rejestracyjną akceptuje niniejszy regulamin.

§ 5. Zasady wewnętrznej pracy grupy Trialoge

RODO / Konflikt interesów — do wglądu podczas sesji mediacyjnych.

§ 6. Poufność postępowania mediacyjnego

1. Postępowanie mediacyjne jest poufne. Strony, mediator oraz inne osoby uczestniczące w mediacji zobowiązani są do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z mediacją, w tym propozycji ugodowych. Informacje te nie mogą być wykorzystywane w innych postępowaniach.
2. Mediator zachowuje w poufności informacje uzyskane podczas posiedzeń indywidualnych, chyba że strona zwolni go z tego obowiązku.
3. Strony zobowiązują się do niewzywania mediatora jako świadka w jakimkolwiek postępowaniu.
4. Mediator informuje strony o każdym potencjalnym konflikcie interesów.

§ 7. Opłaty i wydatki w mediacji umownej

Warunki współpracy finansowej ustalane są indywidualnie na podstawie cennika.

A. Mediacja umowna

1. Koszty mediacji obejmują: opłatę rejestracyjną, opłatę mediacyjną oraz wydatki.
2. W przypadku rezygnacji z mediacji przed pierwszym posiedzeniem przez obie strony lub mediatora, opłata mediacyjna podlega zwrotowi w całości.
3. Wydatki obejmują m.in. koszty podróży mediatora czy tłumaczy.
4. Wszystkie opłaty są uiszczane z góry na podstawie faktury pro forma. Uiszczenie opłaty jest warunkiem podjęcia czynności przez mediatora.
5. Wszystkie opłaty powiększa się o podatek VAT 23%.
6. Wynagrodzenie mediatora może zostać zmienione w przypadku przedłużenia postępowania z przyczyn niezależnych od mediatora lub konieczności wykonania dodatkowych prac. Wymaga to zgody stron.
7. Warunki pracy i wynagrodzenia mediatora są ustalane indywidualnie.

B. Mediacja ze skierowania sądowego

1. Koszty mediacji sądowej ustala się zgodnie z właściwymi przepisami i rozporządzeniami.
2. Rozszerzenie przedmiotu mediacji wymaga uiszczenia dodatkowej opłaty jak w mediacji umownej.

C. Mediacje ze skierowania instytucji otoczenia biznesu

Mediacje ze skierowania instytucji otoczenia biznesu (np. Centrum Mediacji Lewiatan) oraz mediacje prowadzone na podstawie skierowania instytucji (np. Centrum Mediacji przy KIG) odbywają się zgodnie z regulaminami tych instytucji.

D. Ustalenia indywidualne dotyczące opłat

Strony mogą ustalić inny sposób podziału kosztów mediacji, informując o tym mediatora i potwierdzając ustalenia e-mailowo. Pokrycie całości kosztów przez jedną stronę nie wpływa na bezstronność, neutralność ani niezależność mediatora.

E. Podpisanie ugody wynegocjowanej przez strony

W przypadku skierowania do Trialoge wniosku o podpisanie przed mediatorem ugody wynegocjowanej wcześniej przez strony, pobiera się opłatę zgodnie z cennikiem od każdej ze stron, niezależnie od wartości przedmiotu sporu, z zastrzeżeniem wniesienia opłaty wstępnej.

§ 8. Ochrona danych osobowych

Zasady przetwarzania danych osobowych zostały uregulowane w Polityce Prywatności.